Comment optimiser son organisation afin de gagner en efficacité ?

S’il est vrai que la productivité d’une entreprise est fortement liée à l’efficacité personnelle de chaque collaborateur, alors il est crucial de mettre en place une organisation d’entreprise pertinente. Une planification minutieuse de votre organisation permettra ainsi de gagner en efficacité et en sérénité.

Comment mettre en place des méthodes d’organisation adéquates, et comment s’organiser le plus efficacement possible afin d’atteindre à la fois ses objectifs professionnels et personnels ? Les consultants du cabinet de conseil en management Calista vous donnent plusieurs pistes à suivre tout dans cet article.

Être organisé, c’est savoir prioriser, c’est-à-dire faire le tri entre ce qui est important et ce qui l’est moins, ce qui est utile et ce qui ne l’est pas. Sachant que le temps est une ressource précieuse, il est important de bien choisir ses tâches et de rentabiliser au mieux les actions à mener en priorité.

Globalement, une organisation efficace vous procurera de nombreux avantages, tels que :

• Optimiser votre temps
• Réduire les efforts à consentir
• Accroître votre efficacité et votre performance
• Augmenter la rentabilité
• Réduire votre niveau de stress
• Gagner en confiance en soi

1- DÉTERMINEZ ET HIÉRARCHISEZ VOS PRIORITÉS

Identifiez l’ensemble de vos missions/tâches à accomplir ; Analysez le degré d’urgence et d’importance de chacune de ces tâches, et réfléchissez à celles que vous pouvez déléguer et celles dont vous devrez vous occuper personnellement (Bonus : Estimez le temps que devrait vous prendre la réalisation de chacune de ces tâches) ; Définissez un ordre de priorité ; Attelez-vous aux tâches les plus urgentes avant de dérouler le plan de priorité comme vous l’avez défini ; Suivez régulièrement l’avancée de vos tâches ainsi que leur degré d’urgence/d’importance afin d’ajuster votre plan d’action si besoin.

La matrice d’Eisenhower est probablement un des outils d’analyse et de gestion du temps les plus utilisés, et consiste à prioriser vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Dans un autre registre, il existe également la technique POMODORO, qui consiste à identifier puis segmenter plusieurs périodes ou sessions de travail, chacune séparée par une courte pause. L’objectif est de rester concentré à 100% sur une seule et unique tâche pendant une durée déterminée.

Exemple : J’identifie une tâche/mission à réaliser – Je détermine un temps de travail (en général 25min) – Une fois les 25min écoulées, je prends une courte pause (5 à 10min) – Je démarre une nouvelle tâche sur une nouvelle session de 25min.

A noter que toutes les 4 sessions je prends une pause plus longue, équivalente à la durée d’une période de travail (25min dans l’exemple donné ci-dessus).

2- DÉLÉGUEZ ET RESPONSABILISEZ VOS COLLABORATEURS

Vous ne pouvez pas tout assumer ! Ce simple constat révèle l’importance de savoir déléguer et/ou d’amener ses équipes à être davantage responsables. Cela peut se faire par le biais de différents styles de management d’entreprise.

Malgré la peur que le collaborateur à qui vous allez déléguer échoue dans sa mission ou ne la réalise « pas aussi bien » que si vous vous en étiez occupé vous-même, vous devez garder en tête que déléguer vous aidera à mieux maîtriser votre temps, à vous focaliser sur vos priorités, et permettra à vos collaborateurs de développer leurs compétences.

Afin de déléguer le plus efficacement possible, vous devrez :

• Identifier et préparer la tâche
• Fixer les objectifs
• Montrer votre confiance envers votre collaborateur
• Présenter la délégation et en expliquer les enjeux
• Valoriser la mission ainsi que ses bénéfices
• Cadrer la mission en fixant des sous-objectifs ainsi que des dates butoirs
• Conclure la mission en identifiant les facteurs clés de succès ainsi que les axes d’amélioration

3- CRÉEZ UN ENVIRONNEMENT PROPICE A LA PRODUCTIVITÉ

Votre environnement de travail a une influence directe sur votre bien-être ainsi que votre performance et votre productivité. Ainsi, un environnement inadapté pourra nuire à votre épanouissement et impactera donc négativement votre implication ainsi que votre motivation.

Dans un premier temps, vous pouvez commencer par rendre votre espace de travail plus ergonomique, agréable et propice à la concentration. Aménagez-le en conséquence, privilégiez un environnement calme, du matériel adapté, etc…

Faites de même en ce qui concerne l’organisation du travail, privilégiez une communication fluide avec vos équipes, un intranet ainsi que des dossiers partagés, limitez les réunions/visio-conférences redondantes, etc…

Enfin, désactivez les notifications (mails, réseaux sociaux…) qui pourraient nuire à votre concentration et vous empêcher de réaliser vos objectifs.

/ ! \ Si vous êtes en télétravail, accordez une attention particulière à ce que votre vie professionnelle n’empiète pas sur votre vie personnelle. Pensez à définir un cadre / ! \

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