Comment lutter contre la réunionite aigüe ?

La réunionite aigüe est un terme qui désigne le phénomène de multiplication excessive des réunions en entreprise. Ce phénomène se caractérise par la tenue de réunions non-productives, non-nécessaires et souvent trop longues qui finissent par gaspiller le temps et l’énergie des employé.es.

En moyenne, un.e employé.e d’une grande entreprise passe 18 heures par semaine dans 17,7 réunions, que ce soit en virtuel ou autour d’une table. 

D’après une récente étude américaine, les employé.es interrogé.es estiment passer un tiers de leur temps de travail en réunion et considèrent qu’ils/elles pourraient facilement se passer de 30 % d’entre elles.

Souvent chronophage, cet enchaînement de réunions est généralement mal perçu par les salarié.es. 70 % d’entre eux/elles reconnaissent même qu’ils/elles mènent d’autres tâches pendant ce temps.

Ce phénomène s’avère donc être un véritable frein pour les entreprises qui souhaitent assurer la transition d’une politique managériale à un management responsable en emportant l’adhésion de toutes les parties prenantes.

Dans cet article, les consultants du cabinet de conseil en management Calista reviennent sur ce phénomène hautement nocif, à la fois pour la productivité de l’entreprise mais aussi pour le bien-être et la charge mentale des salarié.es.

Comment se manifeste la réunionite aigüe en entreprise ?

La réunionite aigüe peut se manifester de plusieurs façons, et de nombreux signes indiquent que l’entreprise souffre de ce phénomène, à savoir:

• Multiplication excessive des réunions : Si l’entreprise planifie et organise un nombre excessif de réunions, cela peut être un signe de réunionite aigüe. Les employé.es peuvent se sentir submergé.es par le nombre de réunions auxquelles ils/elles doivent participer, ce qui entraîne à la fois une perte de temps et d’énergie pour eux/elles.

• Objectifs flous ou inexistants : Si les objectifs de la réunion ne sont pas clairs ou s’ils ne sont pas définis en amont, cela peut conduire à une réunion non productive. Cela conduit généralement les employé.es à questionner la nécessité de ces réunions chronophages où de nombreux sujets abordés manquent de sens et de pertinence.

• Trop de personnes impliquées : Si un grand nombre de personnes sont impliquées dans la réunion, cela peut conduire à des discussions interminables et inefficaces. Les employé.es se sentent alors perdu.es dans la foule, sans savoir qui prend la parole ou qui décide, et perdent ainsi l’opportunité de contribuer ou de poser des questions.

• Réunions trop longues : Si les réunions s’éternisent au-delà de l’heure prévue, cela peut avoir un impact négatif sur la productivité. La fatigue a alors tendance à se faire ressentir, les individus perdent leur concentration et ont plus de difficultés à travailler efficacement pour le reste de la journée.

• Manque de suivi : Si les décisions prises en réunion ne sont pas suivies d’effets, cela peut saper la motivation des individus. Ceux-ci ont alors l’impression que leur temps et leur énergie ont été gaspillés en réunion sans impact concret, et peuvent alors se sentir frustrés et démotivés.

Quelles sont les conséquences de la réunionite aigüe sur la productivité ?

La réunionite aigüe a de nombreuses conséquences néfastes sur la productivité en entreprise.

Pour commencer, le fait de passer plus de temps que nécessaire en réunion contribue à réduire le temps de travail productif. Cela conduit certains individus à sacrifier des tâches importantes pour assister à une réunion qui n’apporte aucune valeur ajoutée à leur travail. Si ces réunions se multiplient, nombre d’entre eux éprouvent alors des difficultés à gérer leurs priorités et à accomplir leurs tâches de manière efficace. Cela peut conduire à des retards et des erreurs, qui risquent d’avoir des conséquences négatives sur la productivité de l’entreprise.

Lorsque les réunions sont trop nombreuses ou trop longues, cela a également un impact sur la fatigue et l’épuisement des personnes. Celles-ci peuvent aussi se sentir davantage stressées et anxieuses, ce qui impactera leur concentration, leur motivation, et globalement leur capacité à travailler efficacement. Pour l’entreprise, cela signifie une dégradation de la qualité de travail ainsi qu’une baisse significative de la productivité.

Quelles sont les conséquences de la réunionite aigüe sur la qualité de vie au travail ?

Au-delà d’une productivité en baisse, la réunionite aigüe a également de graves conséquences sur la qualité de vie au travail et sur la santé mentale des collaborateurs/trices.

Ce type de réunions répétitives et inutiles va en effet ajouter un stress supplémentaire aux employé.es, qui peuvent se sentir submergé.es par les demandes de leur employeur. Or, chaque salarié.e a besoin de temps pour se ressourcer, pour prendre des pauses, et pour se concentrer sur des tâches importantes. Si ces conditions ne sont pas respectées, alors cela peut conduire à une détérioration de la qualité de vie au travail et du bien-être général des salarié.es, avec un risque d’épuisement professionnel et de burn-out.

Autre risque, celui que les employé.es se sentent frustré.es et démotivé.es si les réunions n’ont pas de but clair ou si elles sont inefficaces. S’ils ont l’impression que leur temps est gaspillé en réunion, certain.es salarié.es peuvent perdre leur motivation et leur engagement pour leur travail. Ceux-ci auront également moins de temps pour travailler en équipe ou pour prendre des décisions de manière autonome, ce qui peut les isoler et réduire leur sentiment de contribution à l’entreprise.

Quel est le coût de la réunionite aigüe pour l’entreprise ?

La réunionite aigüe peut avoir un coût important pour l’entreprise, à la fois en termes de temps et d’argent. Voici quelques exemples de coûts associés à ce phénomène:

• Perte de productivité : Comme mentionné précédemment, les réunions inutiles ou mal préparées peuvent prendre beaucoup de temps et réduire la productivité des employé.es. Cela peut entraîner des retards dans les projets et des coûts supplémentaires pour l’entreprise.

• Coûts de personnel : Les employé.es qui assistent à de nombreuses réunions disposent de moins de temps pour travailler sur des tâches importantes, ce qui peut nécessiter des heures supplémentaires ou des coûts de personnel supplémentaires pour maintenir le projet à jour.

• Coûts de déplacement/location de salle : Les entreprises qui ont plusieurs sites peuvent avoir besoin de déplacer leurs employé.es d’un site à l’autre pour les réunions, ou avoir besoin de louer des salles, ce qui peut représenter un coût important si les réunions sont fréquentes (frais de location, frais de déplacement, frais de repas, frais d’hébergement)

• Coûts d’équipement : Enfin, les réunions peuvent nécessiter des équipements tels que des projecteurs, des tableaux blancs, des micros, etc., ce qui entraîne de nouveau un coût supplémentaire pour l’entreprise.

• Rétention des employé.es : Globalement, le réunionite aigüe peut avoir un effet négatif sur la rétention des employé.es, engendrant ainsi de nombreux coûts supplémentaires au niveau de la gestion des ressources humaines, tels que le recrutement et la formation de nouveaux entrant.es.

Comment lutter efficacement contre la réunionite aigüe ? 

Il existe plusieurs stratégies que les entreprises peuvent adopter pour lutter efficacement contre la réunionite aigüe, qu’il s’agisse de solutions à court, moyen et long terme.

Solutions à court terme :

Les entreprises peuvent commencer par limiter le nombre de participant.es, en invitant uniquement les personnes qui ont un rôle important à jouer dans la réunion, plutôt que d’inviter tout le monde par défaut. En parallèle, elles doivent également réduire la durée de ces réunions, en évitant par exemple celles qui durent plus d’une heure, à moins qu’il ne soit absolument nécessaire de les prolonger.

Dans un deuxième temps, il est important de définir un ordre du jour précis, et s’assurer de le suivre pendant la réunion pour éviter les dérives. Enfin, l’utilisation d’outils numériques peut permettre de réduire le nombre de réunions en donnant la possibilité aux différent.es collaborateurs/trices de communiquer de manière plus efficace à distance.

Solutions à moyen terme :

Les entreprises devront établir des règles de conduite, comme l’obligation de préparer un ordre du jour, le respect des horaires, l’interdiction des téléphones portables ou encore l’obligation de prendre des notes. Elles devront également favoriser la communication asynchrone, à savoir encourager l’utilisation de la messagerie instantanée ou des courriels pour la communication interne afin de résoudre les problèmes plus rapidement et efficacement, sans avoir besoin de réunions en présentiel.

Bonus : les entreprises peuvent également décider d’organiser des réunions debout : plus courtes et plus efficaces que les réunions assises, elles encouragent les participant.es à être plus concis.es et à se concentrer sur les points importants.

Solutions à long terme :

Sur le long terme, il sera impératif d’opérer une véritable conduite du changement de la culture d’entreprise, notamment en encourageant une culture de travail plus flexible, où les réunions sont considérées comme des outils de travail et non comme une obligation.

Il faudra également former les employé.es à la gestion du temps, en leur offrant des formations pour les aider à mieux gérer leur temps, à prioriser les tâches importantes, et à minimiser le temps passé en réunion.

Enfin, les entreprises devront examiner les processus et les structures organisationnelles afin de s’assurer qu’ils sont efficaces et optimisés, et que les réunions sont utilisées de manière pertinente.

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