Charge mentale : comment la gérer et l’éviter ?

Tristement populaire, le thème de la charge mentale est un sujet récurrent au sein des organisations. Véritable bête noire des entreprises et des collaborateurs, la charge mentale, si elle n’est pas identifiée et gérée à temps, conduit inéluctablement sa victime au burnout. Dès lors plutôt que de s’attaquer aux symptômes, comment mettre en place une politique managériale efficace pour lutter contre les causes de la surcharge mentale ?

Les coachs professionnels du cabinet de conseil en management Calista Conseil vous donnent les clés !

Qu’est-ce que la charge mentale ?

Commençons par définir ce qu’est la charge mentale. En soit, la charge mentale est un phénomène totalement normal, et même nécessaire au quotidien pour notre bon fonctionnement. Il faut avoir conscience que quoique l’on fasse (action, pensée…) cela entraîne automatiquement une charge mentale. Jusqu’ici tout va bien…

Une surcharge mentale survient lorsqu’un individu va vouloir retenir plus d’informations que ce que sa mémoire de travail est capable d’absorber. Tant que cela reste ponctuel, pas de conséquences signifiantes sur la santé mentale de notre individu. Par contre, la présence régulière d’une surcharge mentale va entraîner automatiquement une dégradation de la santé mentale du collaborateur.

Marie LACROIX, spécialisée dans les neurosciences nous explique de façon imagée la charge mentale : « C’est comme si vous colliez des post-it mentaux qui clignoteraient dans votre mémoire, pour être bien sûr de ne rien oublier. C’est donc la somme de toutes les tâches que vous devez accomplir et que vous tentez de retenir. Cela mobilise votre attention et vous enlève de l’espace dans votre mémoire pour stocker d’autres informations importantes ou pour vous concentrer. »

En fait, il est tout à fait possible pour un individu de fonctionner en traitant plusieurs informations. Mais contrairement à ce que l’on pourrait croire, notre cerveau n’est pas capable de traiter plusieurs informations en même temps ! On ne fait pas du « multi-tasking » mais du « switch-tasking ». Concrètement, notre cerveau passe d’une tâche à une autre en moins d’un dixième de seconde, c’est donc très rapide, trop rapide pour que l’on s’en aperçoive. Cependant, pour gérer ce va-et-vient incessant entre plusieurs informations différentes, notre cerveau consomme énormément de ressources et d’énergie.

Prenons l’exemple d’un collaborateur qui passe sans cesse du traitement d’un dossier à la notification d’un mail puis à la sonnerie de son téléphone et enfin à l’interruption brutale de son travail par la question d’un collègue. Notre individu va avoir à traiter de nombreuses sollicitations en permanence et va demander à son cerveau de fonctionner à plein régime : c’est épuisant ! Maintenant répétez cet exemple à longueur de journée, puis de semaine et enfin de mois ; normalement vous obtiendrez un burnout assez rapidement.

Charge mentale, comment la repérer?

Vous pouvez vous baser sur ces trois facteurs principaux pour identifier une charge mentale :

• La nature de la tâche à traiter et/ou le niveau d’expertise de l’individu vis-à-vis de l’information qu’on lui transmet.
  Une tâche trop complexe ou trop difficile pour un collaborateur entraîne une charge mentale. Cela arrive quand l’individu n’a pas les connaissances/ compétences suffisantes pour gérer la tâche, qu’il s’agit d’une nouvelle tâche ou qu’il est en phase d’apprentissage de celle-ci. Idem pour une information.

• L’environnement de travail (physique et digital)
  Elle arrive lorsque l’individu a trop d’informations à prendre en considération (même si chaque élément pris individuellement n’est pas complexe à intégrer). A cela rajoutez un excédent de stimulations (bruit constant, conversation des collègues, interruption constante dans ses tâches par un/plusieurs collègues, sonnerie incessante du téléphone…), typiquement le cas des open-space.

• Le bien-être physique et émotionnel de l’individu
  Parce que nous ne sommes pas des machines, que les frontières entre vie professionnelle et vie personnelle sont poreuses, que nous ne sommes pas toujours en forme, zen et motivés, parce que tout simplement nous sommes confrontés aux aléas de la vie, il se peut que le niveau de fatigue, de stress et de manque de motivation influe sur notre charge mentale et facilite la surcharge mentale.

Quels sont les signes qui indiquent une surcharge mentale ?

Voici les principaux signes qui montrent que vous êtes surchargé(e) mentalement :

• Une fatigue corporelle persistante (physique et psychologique)
• Des difficultés à se concentrer, à conserver son attention focalisée, des trous de mémoire
• Des signes de nervosité et de manque de patience
• Un désintérêt pour les relations sociales, une volonté de repli sur soi (les interactions sociales demandent beaucoup d’énergie) et une difficulté à gérer ses émotions
• Des difficultés à dormir, troubles du sommeil
• Des problèmes digestifs et prise ou perte de poids
• Des problèmes cutanés

Ces signes ne doivent pas vous alarmer, au contraire, c’est la sonnette d’alarme que votre corps active pour vous prévenir d’un danger imminent ! Plus vous vous en rendrez compte rapidement, plus vous serez capable d’agir en activant des outils efficaces de déconnexion qui vous permettront de retrouver votre énergie.

Quelles sont les conséquences d’une surcharge mentale ?

Les conséquences d’une surcharge mentale non gérée sont multiples et impactent autant l’individu que le collectif :

• Augmentation des risques d’erreurs (difficultés attentionnelles)
• Diminution des capacités à prévoir et à organiser
• Baisse de la performance au travail
• Dynamique et cohésion d’équipe dégradée

La surcharge mentale est un phénomène qui prend de plus en plus d’ampleur dans notre société à cause de :

• L’augmentation constante des informations à traiter en même temps
• L’expansion de la technologie et des outils de communication qui facilitent l’arrivée d’informations
• La notion (galvaudée) d’urgence et d’immédiateté qui est de plus en plus incluse dans notre quotidien

Comment gérer la surcharge mentale ?

Notre cerveau a bien des mécanismes de défense contre la surcharge mentale, notamment grâce à la fonction de l’attention sélective. Celle-ci se met en place dès qu’il y a surcharge mentale et permet au cerveau de se concentrer sur une seule information au lieu d’essayer de traiter toutes les informations en même temps (ce qui n’est pas possible, comme vu précédemment). Malheureusement cette fonction est sensible aux sollicitations externes, comme les notifications ou les open-space.

Alors comment faire pour gérer la surcharge mentale ? Voici les réponses de nos consultants en conseil et management RH.

Gérer la charge mentale au niveau individuel

Gérer la charge mentale au niveau individuel et/ou collectif passe par la volonté de la part de la gestion des ressources humaines, de mettre en place une réelle politique de management responsable. 

Voici quelques actions faciles à mettre en place pour commencer :

• Définir des objectifs SMART organisés en plusieurs sous-objectifs à court terme (20-30min par tâche et objectif)
  Stopper le « multi-tasking »
• Diminuer les possibilités d’interruption « non désirées » d’une tâche ; par exemple : fermer la porte de son bureau, mettre des écouteurs (avec ou sans musique) en open-space, couper les notifications de son téléphone, bref signifier à ses collègues que l’on n’est pas disponible pour le moment.
• Faire des pauses adaptées en fonction de vos besoins physiologiques et psychologiques dans la journée, par exemple si vous passez la journée sur des écrans, faites une pause pendant laquelle vous allez faire une activité physique (tour du parc, aller au soleil,…).
• Accordez-vous des temps dédiés à votre bien-être physique et mental (lecture, méditation, sport, loisirs…)

Gérer la charge mentale au niveau collectif

Afin de gérer la charge mentale de vos effectifs sur le plan collectif, il se peut que vous ayez tout ou partie de votre organisation à revoir. Pour commencer vous pouvez déjà :

• Offrir des espaces de travail flexibles, multiples pour permettre à vos collaborateurs de choisir leur bureau en fonction des tâches qu’ils ont à effectuer: bulle pour les appels téléphoniques ou se concentrer sur un dossier, salle de réunion pour les points collectifs par exemple.
• Informer ou former les managers à distinguer l’urgent de l’important pour aider leurs équipes dans leur organisation journalière et diminuer leur charge mentale. Cela peut passer par du coaching pour dirigeants d’entreprise et managers.
• Prévoir des temps dédiés à la communication interne pour ne pas envoyer vos messages / directives / consignes au compte-goutte tout au long de la journée.

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